La fermeture d’année semble un processus lourd dans Dynamics GP, mais en fait, une bonne partie du travail est de s’assurer d’avoir une bonne copie de sécurité, de comptabiliser les transactions de l’année à fermer et de sortir les rapports avant et après pour valider que tout c’est bien passé. Pour le reste, il suffit de quelques cliques dans les écrans de fermeture. Voici un résumé simplifié en 10 étapes pour fermer l’année dans Dynamics GP. Le but est de vous donner une vue d’ensemble de ce qu’il y a à faire. Les liens vers les documents complets sont sur la page Fin d’année. Faire sortir tout le monde. Oui oui, tout le monde. Même ceux trop occupés pour sortir dehors quand l’alarme de feu résonne. Utiliser la fenêtre Activités Utilisateur (User Activity) pour vous en assurer. Faire une copie de sécurité (Backup) et la mettre de côté. Très utile en cas d’erreur durant la fermeture et même par la suite si l’on trouve une erreur que l’on n’a pas remarqué immédiatement. Comptabiliser tous les lots de l’année à fermer pour tous les modules. Les lots de la nouvelle année n’ont pas à être comptabilisés avant la fermeture. Vous pouvez vous valider avec la fenêtre « Comptabilisation globale » (Master Posting en anglais). Faire quelques validations comme vous assurer que les comptes de GL sont du bon bord (débiteur et créditeur) ainsi que dans la bonne section (Bilan ou Résultats) que le compte de résultats est le bon dans la fenêtre des paramètres du GL. Aussi, pour le module des Stocks, réconcilier les quantités en inventaire. Sortir tous les rapports qui peuvent vous permettre de valider que les données sont toujours bonnes après la fermeture. (États des stocks, Age des comptes clients, Age des comptes fournisseurs, Balance de vérification, etc.) Exécuter la fermeture par module. Fermer le module Stocks Fermer le module Ventes Fermer le module Achats Fermer les Taxes (Une seule fois même si c’est mentionné dans le processus des Ventes et des Achats) Fermer le module Amortissements Fermer le module Finances Fermer le module Paie Sortir à nouveau les rapports et valider au minimum les sommaires. C ocher (fermer) les périodes comptables de l’année que vous venez de fermer dans la fenêtre Périodes Comptables (Fiscal Periods Setup). On ne voudrait pas que quelqu’un y comptabilise des transactions par erreur. Refaire une copie de sécurité et la mettre aussi de côté pour référence éventuelle. Autoriser les utilisateurs à revenir dans Dynamics GP une fois vos validations terminées. En cas de problème, n’hésiter pas à ramener votre copie de sécurité. Voilà…
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